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Politique de protection des données personnelles

1.    Introduction

A l’ère de la transformation numérique et du big data, la protection des données à caractère personnel est à la fois un défi et un enjeu de taille pour les cabinets d’avocats.

Depuis l’entrée en application du Règlement général sur la protection des données à caractère personnel , il est indispensable que le Cabinet se saisisse de la question. En effet, la protection des données à caractère personnel constitue un atout compétitif majeur et un facteur de confiance à l’égard des clients et des membres du cabinet.

Dans le cadre de son activité, le Cabinet Houari Avocats est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel.

Dès lors, soucieux de favoriser l’innovation tout en construisant une relation de confiance durable basée sur le respect des droits et libertés des personnes, le Cabinet Houari Avocats accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles.

La présente note définit la politique de protection des données du Cabinet, s’appliquant au site Internet accessible du Cabinet.

L’objectif principal de cette politique est de regrouper dans un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible les informations concernant les traitements de données mis en œuvre pour vous permettre de comprendre dans quelles conditions vos données sont traitées, quels sont vos droits à cet égard et vous présenter les engagements du Cabinet Houari Avocats.

Ladite politique vise à décrire les règles de bonne conduite attendues de la part des membres du Cabinet pour assurer la protection des données personnelles et de la vie privée des individus, et en particulier des clients et des membres du cabinet.

La politique de protection des données à caractère personnel illustre le comportement responsable et éthique que chaque membre du Cabinet doit observer à l’occasion de la collecte et du traitement de données à caractère personnel.

En utilisant le Site, vous acceptez les conditions de la politique de protection des données.

2.    Qui sommes-nous ?

Cabinet Houari Avocats est un Cabinet d’avocats, dont le siège social est situé 92 Boulevard de SEBASTOPOL, 75003 PARIS, inscrit au RCS de Paris sous le numéro 423 464 924.

3.    Une collecte loyale et transparente

Dans un souci de loyauté et de transparence vis-à-vis de nos clients, de nos membres et de nos prestataires, notre cabinet prend soin d’informer les personnes concernées de chaque traitement qu’il met en œuvre par des mentions d’information.

Ces données sont collectées loyalement ; aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées.

Notre cabinet se tient également disponible à l’adresse suivante pour apporter toute précision nécessaire concernant sa politique de protection des données houari@cabinet-houari-avocats.fr.

4.    Le principe de finalité

Lorsque le Cabinet Houari Avocats est amené à traiter des données, il le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

5.    Un traitement de données proportionné, adéquat et pertinent

Pour chacun des traitements mis en œuvre, le Cabinet Houari Avocats s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le Cabinet veille à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

6.    Données à caractère personnel collectées

Dans le cadre des traitements de données dont les finalités vous seront présentées ci-après, le Cabinet Houari Avocats peut vous demander et recueillir auprès de vous des données personnelles et autres informations, notamment sur certaines pages du Site.

Le Cabinet sera susceptible de collecter et traiter les catégories de données suivantes :
  • Des données d’identification des personnes concernées telles que votre prénom et nom ;
  • Des données relatives à la vie personnelle des personnes concernées tel que votre adresse électronique, votre adresse postale ou votre date de naissance ;
  • Des données relatives à la situation professionnelle de la personne concernée telles que la profession ou encore les coordonnées professionnelles ;
  • Des données d’ordre économique et financier sur la personne concernée ;
  • Des données relatives à la formation, aux diplômes et distinctions de la personne concernée ;
  • Des données contenant le numéro de sécurité sociale de la personne  concernée ;
  • Des données sensibles telles que des données relatives à l’état de santé ;
  • Des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, ou aux mesures de sûreté connexes ;
  • Des données de connexions tels que les noms de domaine et adresses IP de ses visiteurs, les statistiques relatives à l’utilisation (notamment les types de navigateur et les systèmes d’exploitation utilisés) ainsi que l’historique de navigation.
Plus généralement, le Cabinet Houari Avocats collecte et traite toute donnée à caractère personnel qui a été transmise dans le cadre de la mise en œuvre des services du Cabinet.

Vous ne devriez pas nous envoyer de renseignements confidentiels tant que nous n’avons pas confirmé par écrit que nous vous représentons. Les courriers électroniques non sollicités de personnes qui ne sont pas des clients du Cabinet ne créent pas de relation avocat-client, peuvent ne pas être protégés par le secret professionnel et peuvent être divulgués à des tiers.

Lorsque les données sont obligatoires pour la conclusion du contrat ou pour répondre à des obligations légales ou réglementaires, les formulaires de collecte le préciseront par un astérisque. En l’absence de communication de ces informations, votre demande pourrait ne pas pouvoir être examinée ou son analyse retardée.

7.    L’origine des données que nous traitons

7.1    Les données personnelles déclaratives

Il s’agit des données personnelles que vous fournissez dans le cadre de :
  • vos échanges ou relations avec le Cabinet ;
  • la constitution d’un dossier.
Ces données sont principalement collectées notamment par le biais de nos formulaires et échanges électroniques.

7.2    Les données personnelles provenant de tiers

Les données personnelles peuvent également provenir :
  • de confrères avocats ;
  • de toute personne tierce intervenant pour les besoins des missions confiées au Cabinet ;
  • de juridictions.

8.    Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données

Les traitements mis en œuvre par le Cabinet sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée. Il en est ainsi des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :
  • gestion des clients (gestion des dossiers et du suivi des clients, gestion de l’archivage numérique, gestion des contacts, gestion du standard téléphonique, gestion de la rédaction d’actes).
Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires incombant au Cabinet Houari Avocats à savoir :
  • Gestion de la paie ;
  • Gestion administrative des membres du Cabinet ;
  • Gestion de la finance et de la comptabilité (gestion de la comptabilité et de la facturation clients et fournisseurs, gestion des déclarations à l’administration fiscale).
Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser les intérêts légitimes du Cabinet Houari Avocats en particulier la gestion, le bon fonctionnement et déploiement de son activité :
  • Gestion de l’archivage papier ;
  • Gestion de la communication externe (gestion de l’envoi des communications, évènements, cartes de vœux, gestion de l’inscription à la newsletter) ;
  • Réseaux sociaux (gestion de la page facebook, gestion de la page google +) ;
  • Gestion du site internet (gestion du formulaire de contact, gestion de l’espace client) ;
  • Gestion de la messagerie électronique ;
  • Gestion des agendas ;
  • Gestion des annuaires ;
  • Gestion du recrutement ;

9.    Partage des informations avec des tiers : les destinataires de vos données

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Sont également destinataires de vos données, les catégories de destinataires suivantes :
  • les membres du Cabinet ;
  • toute personne tierce intervenant pour les besoins des missions confiées au Cabinet ;
  • les autorités ou juridictions compétentes.
Par ailleurs, nous pouvons être légalement tenus de divulguer les informations collectées.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Le Cabinet Houari Avocats applique des politiques d’habilitation strictes qui permettent que les données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.

10.    Les transferts de vos données

Le Cabinet ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne sauf à ce que ce transfert soit fondé sur des dérogations pour des situations particulières (Votre consentement, transfert nécessaire à l'exécution d'un contrat entre vous et le Cabinet ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande etc.).

Si le Cabinet Houari Avocats devait avoir besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne en dehors de ces cas dérogatoires, il ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposer en Europe, ce dont elle vous informerait préalablement.

Pour sécuriser ces transferts hors de l’Union européenne, nous pourrions par exemple mettre en place des clauses types définies par la Commission européenne afin d’encadrer les flux.

11.    Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

Chaque membre du Cabinet Houari Avocats s’engage à ce que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante:
 
finalite duree de conservation
  1.  
Gestion clients (gestion des contacts, de l’archivage numérique et papier, du standard téléphonique, rédaction d’actes) Durée de la relation contractuelle augmentée de la durée de prescription légale.
 
Pour les données des clients utilisées à des fins de sollicitation personnalisée : durée de la relation contractuelle augmentée de trois ans
 
  1.  
Gestion de l'envoi des communications (évènements, cartes de vœux etc.) Pour les communications :
  • Jusqu’à opposition de la personne concernée. Lorsqu'une personne exerce son droit d'opposition à recevoir de la sollicitation personnalisée, les informations permettant de prendre en compte son droit d'opposition sont conservées pour une durée illimitée afin de garantir l’effectivité de l'exercice du droit d'opposition. Seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d'opposition sont conservées (par exemple, l'adresse électronique)
  • Pour les clients : durée de la relation contractuelle
  • Pour les prospects : trois ans à compter de la collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect
 
Pour les évènements :
Durée nécessaire à l’organisation et à la gestion de l’évènement
 
  1.  
Gestion des inscriptions à la newsletter Jusqu’à opposition de la personne concernée
 
Lorsqu'une personne exerce son droit d'opposition à recevoir de la sollicitation personnalisée, les informations permettant de prendre en compte son droit d'opposition sont conservées pour une durée illimitée afin de garantir l’effectivité de l'exercice du droit d'opposition. Seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d'opposition sont conservées (par exemple, l'adresse électronique)
 
  1.  
Gestion du site internet du Cabinet (formulaire de contact, espace clients) Prospects : Trois ans à compter de la collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect
 
Clients : Durée de la relation contractuelle augmentée de la durée de prescription légale 
 
Jusqu’à opposition de la personne concernée
Lorsqu'une personne exerce son droit d'opposition à recevoir de la sollicitation personnalisée, les informations permettant de prendre en compte son droit d'opposition sont conservées pour une durée illimitée afin de garantir l’effectivité de l'exercice du droit d'opposition. Seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d'opposition sont conservées (par exemple, l'adresse électronique)
 
Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs (exemple : cookies) ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant la traçabilité des utilisateurs ne sont pas conservés au-delà de 13 mois
  1.  
Gestion de la messagerie électronique Prospects : Trois ans à compter de la collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect
 
Clients : Durée de la relation contractuelle augmentée de la durée de prescription légale 
 
  1.  
Gestion des annuaires  Prospects : Trois ans à compter de la collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect
 
Clients : Durée de la relation contractuelle augmentée de la durée de prescription légale 
 
 
  1.  
Recrutement Durée de la période de recrutement
 
Les données du candidat sont conservées maximum 2 ans à compter du dernier contact.
  1.  
Gestion de la paie Durée de la période d’emploi des salariés ou des collaborateurs augmentée de la durée de prescription légale 
  1.  
Gestion administrative des membres du Cabinet Durée de la période d'emploi des salariés ou des collaborateurs augmentée de la durée de prescription légale 
 
  1.  
Gestion de la comptabilité clients Pour les documents comptables : 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable
  1.  
Gestion de la comptabilité et de la facturation fournisseurs Durée de la relation contractuelle augmentée de la durée de prescription légale 
 
Pour les documents comptables : 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable
  1.  
Gestion des droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration 6ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

12.    Protection des informations collectées

Le Cabinet Houari Avocats accorde une importance particulière à la sécurité des données à caractère personnel.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, le Cabinet Houari Avocats s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi la personne concernée est invitée à rester vigilante sur la question.

13.    Une protection des données personnelles dès la conception et par défaut

Le Cabinet Houari Avocats a adopté des politiques et procédures internes et met en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. A ce titre, le Cabinet Houari Avocats est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.

14.    La sous-traitance

Chaque membre du cabinet qui sous-traite une partie ou la totalité de la mise en œuvre d’un traitement de données à caractère personnel, s’engage à imposer contractuellement à son sous-traitant des garanties de confidentialité des données à caractère personnel par le biais de mesures techniques et humaines de protection de ces données.

Ainsi, il doit être fait uniquement appel à un sous-traitant qui présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement et garantisse la protection des droits de la personne concernée.

En effet, conformément à ses engagements, notre cabinet choisit ses sous-traitants et prestataires avec soin et leur impose :
 
  • un niveau de protection des données personnelles équivalent aux siens ;
  • une utilisation des données personnelles ou des informations uniquement pour assurer la gestion des services qu’ils doivent fournir ;
  • un respect strict de la législation et de la règlementation applicable en matière de confidentialité et de données personnelles ;
  • la mise en œuvre de toutes les mesures adéquates pour assurer la protection des données personnelles qu’ils peuvent être amenés à traiter ;
  • la définition des mesures techniques, organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité.
Il en résulte qu’un contrat écrit est conclu entre notre cabinet et le sous-traitant définissant notamment l'objet, la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées ainsi que les obligations et les droits du responsable du traitement.

15.    Les droits qui vous sont reconnus

Chaque membre du cabinet, responsable d’un traitement de données à caractère personnel s’engage à mettre en place, en interne, l’ensemble des moyens humains et techniques permettant d’assurer de façon effective le respect notamment des droits d’accès, de rectification et d’opposition pour motif légitime des personnes concernées.

Il est précisé que nous pouvons nous opposer aux demandes manifestement abusives notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique et aux demandes d’accès formulées par les personnes concernées par les traitements de données à caractère personnel réalisés.

15.1    Votre droit d’accès

A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :
 
  • les finalités du traitement ;
  • les catégories de données personnelles concernées ;
  • les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
  • lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
  • l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

15.2    Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

15.3    Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
  • les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • vous retirez le consentement préalablement donné ;
  • vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.
Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, le Cabinet Houari Avocats ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas s’il est tenu de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

15.4    Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

15.5    Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Vous disposez du droit de vous opposer à la sollicitation personnalisée ainsi qu’au profilage dans la mesure où il est lié à une telle sollicitation.

15.6    Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par le Cabinet.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :
  • uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
  • les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.
Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

15.7    Votre droit de retirer votre consentement

 Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

15.8    Votre droit d’introduire un recours

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil ( 3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

15.9    Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif définir des directives générales aux mêmes fins.

15.10    Les modalités d’exercice de vos droits – Nous contacter

Notre cabinet est à même de répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées tout au long du traitement, et ce dans le respect des conditions et délais impartis par la réglementation applicable.

Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse électronique suivante houari@Cabinet-houari-avocats.fr ou par courrier en s’adressant à CABINET HOUARI AVOCATS 92 Bd de SEBASTOPOL 75003 PARIS.

La personne concernée doit indiquer clairement ses nom et prénom(s), joindre la copie d’une pièce d’identité et indiquer l’adresse à laquelle elle souhaite que la réponse lui soit envoyée.

Notre Cabinet informe toute personne concernée qui souhaiterait exercer ses droits en cas d’impossibilité de donner suite à sa demande.

16.    Modifications de la Politique de protection des données

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de protection des données. Nous vous invitons en conséquence à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet.

De telles modifications prennent effet à la date indiquée en haut de page, date de la dernière révision ou modification substantielle de la Politique de protection des données. En continuant à utiliser le Site après cette date, vous acceptez les modifications apportées à la Politique de protection des données.

17.    Liens

Le Site peut contenir des liens vers des sites Internet tiers. Le Cabinet Houari Avocats n’est pas responsable des pratiques de ces sites en matière de confidentialité ni du contenu de tels sites.
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